EFEKTIFITAS RAPAT ORGANISASI

•  Urgensi rapat dalam organisasi.

Rapat atau meeting mungkin kegiatan yang paling krusial bagi sebuah organisasi untuk membicarakan berbagai macam masalah baik secara berkala maupun secara sporadis sesuai dengan tingkat kebutuhan dan tingkat permasalahan yang dialami organisasi Namun permasalahan utama rapat adalah terkadang tidak bisa memecahkan masalah hanya yang terjadi membicarakan dan menampung masalah, terkadang menambah masalah dan konflik baru terkadang yang terjadi hanya perdebatan tak menentu hanya mempertahankan sesuatu atas dasar kepentingan pribadi dan egosime para pemegang keputusan, dan kepentingan kelompok sehingga rapat akhirnya waktunya deadlock karena terlalu banyaknya permasalahan yang tidak pernah dibatasi pemecahanya.

Banyak hal kenapa rapat tidak bisa memecahkan masalah secara cepat, bisa berasal ketidak mampuan para pemimpin rapat, kurangnya persiapan draf rapat yang disampaikan, kurangnya komunikasi interpersonal, tujuan rapat cenderung hanya menampung keluhan dan laporan semata bukan mencari kompromi win-win solution dan tentu saja penataan SDM yang kurang terapresiasi karena keterbatasannya struktur organisasi dan jelas belum adanya panduan resmi dari organisasi.akan tetapi dalam organisasi kegiatan rapat tidak bisa diganti dengan kegiatan lain yang sejenisnya.

Peran pemimpin dan moderator rapat sangat penting, karena merekalah manajer rapat yang bisa menarik dan mengulur, terkadang kompromi juga bisa bersifat tegas terhadap usulan dan perdebatan yang tidak relevan dan terlalu melebar dari masalah utama yang dibicarakan dalam rapat.

Walaupun hal biasa ada perdebatan, karena kita ketahui rapat adalah media publikasi personal bagi siapapun untuk menyampaikan kualitas personal anda secara tidak langsung didepan rekan-rekan kerja anda atau tentu saja didepan struktur pemimpin anda, tapi dengan rapat juga bisa menciptakan lawan yang rentan akan konflik personal.

• Persiapan Teknis Rapat.

Persiapan teknis rapat yang paling utama dapat dilihat dari struktur penyelengara rapat, yang dimotori tenaga adminsitrasi atau sekretaris organsasi yang menata secara fsikal maupun teknis lapangan. Apa saja persiapan teknis rapat, antara lain :

a.    Pra Persiapan Rapat :

Publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan utama yang harus dilaksnakan oleh para penyelengara rapat. Namun  rapat tergantung pada sejauhmana komunikasi telah berjalan secara positif sampai pada para peserta, nara sumber, sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini harus dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi pelaksanaan rapat melalui surat resmi atau bisa juga menggunakan SMS ataupun bisa dengan media email internet ataupun melalui undangan resmi organisasi atau perusahaan. Artinya konfirmasi dan koordinasi sangat dipentingkan, karena rapat akan berlangsung baik kalau pesertanya bisa hadir sesuai dengan qorum, nara sumbernya siap hadir dan perlatan telah tersedia dengan baik.

b.    Penjadwalan agenda rapat :

Penjadwalan bagian administratif yang harus disiapkan oleh panitya yaitu Susunan acara rapat, tata tertib rapat, materi dan draf rapat semua sudah dignadakan kalau bisa sudah dilampirkan dalam surat undangan rapat.

c.    Mendatangkan Nara sumber :

Siapa nara sumber yang menambah kedalaman formalitas rapat, tidak sebatas mengulas masalah organisasi dan dipimpin oleh kepsek atau struktur yayasan semata, sehingga terkadang rapat tidak punya daya tarik bagi peserta, karena terlihat monoton membicarakan kebutuhan dan keuntungan organsasi, tidak ada muatan pembinaan peserta ataupun materi pengayaan yang semakin menambah peningkatan wawsan peserta, akan tetapi terkadang hal ini dilupakan dengan dalih pembiyaan sekolah yang berat, padahal rapat sambil disertai pelatihan justru meringankan anggaran sekolah dalam pembinaan. Tentu saja nara sumber yang bisa menambah wawasan dan keterampilan bukan sekedar formalitas yayasan untuk mengsosialisasikan keberadaan organisasi. Rapat bisa dikombinasikan dengan pelatihan punya nilai positif bagi daya tarik peserta rapat untuk hadir dengan tema yang bisa memperkaya prfesionalisme kerja, tapi tentu saja kalau rapat darurat dan tertentu harus disesuaikan dengan kondisi permasalahan sekolah.

d.    Persipan fisik : Ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata cahaya.

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor.

Jika rapat diselenggarakan di Hotel harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah mempersiapkan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. .

Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :

• Jumlah partisipan
•  Hubungan masing-masing partisipan
• Level keintiman
• Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
• Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

Selain  perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakAn untuk keperluan rapat seperti : Papan dan alat tulis, Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya, OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.

• Peserta rapat.

 Dalam rapat, keputusan-keputusan penting ditetapkan, permasalahan diungkapkan, dan ide-ide baru dicetuskan.Rapat yang baik akan menghasilkan hal-hal yang bermanfaat bagi para peserta rapat, juga organisasi di mana rapat dijalankan.Sayangnya, terkadang rapat bisa juga berjalan tidak seperti yang diharapkan. Beragam karakter peserta rapat punya andil dalam penentuan hasil rapat.

Mungkin ada peserta rapat yang aktif menyumbang ide-ide segar, ada pula yang sibuk mencatat, ada yang hanya mengangguk-angguk, atau bahkan ada yang terkantuk-kantuk.

1. Si Moderator
Para moderator bisa dibilang pemimpin rapat. Moderator rapat bertanggung jawab mengatur jalannya rapat dan menengahi setiap perdebatan. Tipe peserta rapat berjiwa moderator biasanya hadir paling awal dan paling tidak suka terlambat. Dalam diskusi, mereka sangat vokal memberi saran dan pendapat, berusaha menengahi perdebatan yang terjadi, dan mengambil kesimpulan.

2. Pencandu rapat
Peserta rapat jenis ini biasanya sangat berapi-api dalam menyumbangkan ide, namun lembek dalam realisasi. Mereka sangat gemar presentasi di rapat, meyakinkan semua peserta rapat akan ide-idenya, dan sangat suka mengundang orang untuk rapat untuk membahas hal penting sampai yang tidak penting.

3. Si pembantah
Saat pimpinan rapat memberi kebebasan kepada semua peserta untuk menyumbang ide dan masukan, si pembantah tidak akan angkat suara untuk menyumbang ide. Ia baru akan bicara untuk mematahkan ide orang lain. Bagi si pembantah, tak ada yang lebih benar daripada pendapatnya sendiri.

4. Maniak gadget
Para maniak gadget hadir di ruang rapat dengan perangkat-perangkat teknologi terbarunya: proyektor, notebook, iPad, dan ponsel pintar keluaran terbaru. Bagi mereka, rapat tidaklah menarik tanpa penggunaan gadget canggih. Untuk presentasi biasa saja, mereka sudah siap dengan Power Point, hasil rapat yang dicatat di iPad, dan agenda rapat yang tersimpan rapi di ponsel.

5. Mr/Miss Ring-ring
Dalam satu kali rapat berdurasi satu jam, si Mr/Miss Ring-ring bisa lebih dari lima kali mengangkat ponsel. Itu pun tak termasuk puluhan notifikasi yang membuat ponselnya berbunyi dan bergetar selama rapat. Jika tak pandai mengatur mana panggilan telepon yang harus diangkat dan mana yang bisa ditangguhkan, keberadaan Mr/Miss Ring-ring akan sangat mengganggu jalannya rapat. Selain suara telepon yang mengganggu, mereka tak bisa fokus pada rapat itu sendiri.

6. Si pelawak
Perbedaan pendapat terkadang membuat suasana rapat tegang. Jika ketegangan dibiarkan terus, bukan tak mungkin perselisihan terjadi. Di sini, para “pelawak” di rapat berperan untuk mencairkan suasana. Sedikit humor dan candaan ringan yang mengundang tawa baik untuk meredakan ketegangan rapat. Yang perlu dihindari, lawakan yang mendominasi rapat, karena akan mengulur waktu dan membuyarkan konsentrasi.

7. Si apatis
Mereka tak membantah pendapat, tak memberi ide, dan tak mengacaukan rapat, namun tak memberi kontribusi yang baik untuk rapat. Para peserta rapat yang apatis cenderung tidak peduli dengan apa yang terjadi dalam rapat. Keberadaan mereka pun sering tak disadari di dalam rapat. Mereka yang apatis biasanya tidak memahami benar apa hasil rapat dan berpotensi membuat kesalahan dalam menjalankan hasil rapat. 

Tipe-tipe lain peserta rapat adalah sebagai berikut :

1)   Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.

2)   Tipe pemberi semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

3)   Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.

4)    Tipe pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.

5)    Tipe penyerang

Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

6)   Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.

7)    Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

• Struktur peserta dan pemimpin rapat :

berapa peserta yang hadir, siapa pemimpin rapat dan siapa moderator rapat

• Penatataan waktu dan instrupsi.

 1. Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.

Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?

2.   Pertanyaan langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.

Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

3.  Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.

Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

4.   Pertanyaan terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.

Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5.  Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.

Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.

Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6.   Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.

Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini

7.  Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.

Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

8.  Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.

Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9.   Leading question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

•   Pengendalian rapat

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :

1.             Penegendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2.             Pengendalaian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

3.             Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

• Jenis Rapat

Sekali rapat sangat urgensi bagi sebuah organisasi bahkan termasuk agenda yang sering dilakukan sehingga keberadaan rapat ini sangat luas bukan hanya jenjang administrasi semata, tapi rapat bisa lebih luas ruang lingkupnya.

Secara garis besar rapat bsia dilihat dari tujuan, wilayah dan Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1.    Rapat Resmi

yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2.    Rapat tidak resmi

yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a.  Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

b.  Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c.  Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a)   Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b)   Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

(c)   Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d)    Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1.  Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2.  Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3.  Rapat semesteran  

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4.  Rapat tahunan 

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1.  Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2.  Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A.  Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B.   Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

A. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

B.  Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

Menurut hasilnya rapat dibagi dua macam:

1.  Bersifat mengikat :

• Kongres : Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang  tertentu
• Muktamar : Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta Rapat
• Konferensi : Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
• Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja
• Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah Lanjutan.
•  Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

• Debat : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
•  Polemik : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
• Diskusi Panel : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
• Simposium : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.

1. Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
2. Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.

• Temu Karya : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:temu karya pengembangan ternak sapi.
• Seminar : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
• Loka Karya : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
• Sarasehan : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
• Temu Wicara : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
•  Penataran : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
• Penlok (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

  Notula rapat.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

fungsi notula :

1.      Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2.      Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3.      Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4.      Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5.      Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6.      Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:

1.             Mendengarkan da menulis

2.             Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

3.             Konsentrasi yang tinggi

4.             Menulis cepat

5.             Bersikap obyektif dan jujur

6.             Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7.             Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

8.             Menguasai metode pencatatan secara sistematis

9.             Menguasai metode pengolahan data

10.         Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.

11.         Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:

1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2.  Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.
9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

1.      Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

2.      Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.

Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.

• Sumber : http://ridwanjuli.blogspot.com