MENGORGANISASI SEBUAH EVEN

Manajemen even adalah bagian dari ilmu Manajemen yang menciptakan dan mengembangkan sebuah kegiatan dengan tujuan untuk mengumpulkan orang-orang di satu tempat, melakukan serangkaian aktivitas yang teratur untuk memperoleh suatu informasi atau menyaksikan suatu kejadian.

Even dalam arti sempit dapat didefinisikan sebagai pameran, pertunjukan atau festival, dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung. Namun dalam arti luas even diartikan sebagai suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organsasi dengan mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta  tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara. Even termasuk kegiatan pemasaran dan komunikasi. Komunikasi pemasran adalah aplikasi komunikasiyang bertujuan untuk membantu kegiatan pemasaran dari sebuah perusahaan.

Keberhasilan dalam menyelenggarakan even ditentukan oleh kualitas manajemen, yaitu dalam pengambilan keputusan. Menurut Darmawan (2004),”Model keputusan, baik rasional maupun rasionalitas, yang dibatasi menunjukkan sejumlah langkah dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Seluruh aktivitas itu dibantu oleh adanya informasi yang berkualitas.”

“Eksekutif yang efektif tidak banyak mengambil keputusan luar biasa. Mereka berkonsentrasi pada hal-hal penting. Mereka mencoba membuat keputusan penting berdasarkan tingkat pemahaman konseptual tertinggi.mereka mencoba menemukan hal-hal yang konstan dalam suatu yang sifatnya strategis dan generik, alih alih “memecahkan masalah”. Oleh karenanya mereka tidak terlalu tertarik pada kecepatan pengambilan keputusan.”Justru mereka menganggap bahwa keterampilan dalam memanipulasi banyak variabel adalah gejala berfikir yang ceroboh. Mereka ingin tahu segala sesuatu di balik sebuah keputusan dan alasan keputusan itu dibuat. Mereka lebih menhendaki dampak ketimbang teknik. Mereka ingin terdengar alih-alih terlihat pintar.” (Drucker, 2007: 53)

Sebaiknya keputusan yang diambil oleh eksekutif puncak, komitmen, koordinasi, rekrutmen, perencanaan dan eksekusi sangat mempengaruhi apakah sebuah even berjalan sesuai harapan.

Manajemen Even

Saat ini telah banyak jasa pendidikan yang menawarkan pengajaran mengenai manajemen even. Karena semakin meningkat  peluang karir yang dibutuhkan di industri, contohnya sebagai:

1.      Manajemen even perusahaan

2.      Konsultasi manajemen even

3.      Industri hotel, travel dan hospitalitas

4.      Perusahaan periklanan

5.      Perusahaan konsultan PR

6.      Pemerintah

7.      Media Pemberitaan (media massa dan nirmassa)

8.      Ornop atau LSM

9.      Perusahaan konsultan yang bergerak di bidang komunikasi pemasaran atau IMC

Manajer even dalam stuktur perusahaan biasanya berada dalam dua departemen, yaitu pemasaran dan PR.Tugas menejer even adalah mengelola pameran, melakukan koordinasi dengan pihak-pihak pendukung, dan melakukan negosiasi dengan peserta. Pada saat pelaksanaan, manajer even mengelola operasional pameran, mengawasi pekerjaan tiap-tiap departemen, berkoordinasi dengan kontraktor,  berkomunikasi dengan peserta dan pengunjung.

Berikut beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang menejer even:

1.  Menguasai langkah-langkah menyelenggarakan pameran
2.  Memiliki pengalaman pameran
3.  Memiliki wawasan yang luas tentang berbagai hal
4. Memiliki kemampuan dalam berkomunikasi
5.  Memiliki kemampuan dalam menganalisis hasil kegiatan
6. Memiliki kreativitas yang tinggi dalam pengembangan gagasan kegiatan
7. Memiliki kemampuan dalam mengendalikan tim kerja
8. Memiliki daya tahan fisik yang baik
9. Memiliki konsistensi dalam pemikiran, ucapan, dan tindakan

• Manajemen Even Dalam Promosi Penjualan

Perusahaan menujukan promosi penjualan pada dua sasaran, yaitu: Pertama adalah konsumen sebagai pengguna akhir (end user); kedua adalah pedagang grosir dan paritel yang akan mendistribusikan produk mereka kepada konsumen untuk merangsang permintaan.

“We have two promotional strategies from wich choose, push and pull. We push our promotion onto retailers who in turn push the brand to consumers, and we pull consumers to our brand by offering price promotions directly to them.”(Harvest Private Publishing, 2006: 27)

Belch (2004) disebutkan ada delapan bentuk kegiatan promosi penjualan yang ditujukan kepada konsumen, yaitu sampel, kupon, hadiah, kontes dan undian, rabat, bonus kemasan, dan even pemasaran. Kegiatan-kegiatan itu ditujukan untuk meraih tujuan dasar, yaitu:

• Memperkenalkan produk baru atau termasuk dalam tahapan awareness konsumen kepada produk.
• Memosisikan kekuatan produk (product equity)di benak konsumen.
• Merangsang pembelian sebagai akibat turunnya penjualan.
• Mempertahankan posisi produk karena gerakan pesaing atau masuknya pesaing baru.
• Menciptakan atau mendorong terjadinya perubahan perilaku konsumen.

Program promosi bagi non-user ditujukan untuk uji coba dan daya tarik:

•  Kupon
• Sampel
• Undian
• Bonus kemasan
•  Rabat

Program promosi bagi user ditujukan untuk meningkatkan loyalitas:

• Kupon
• Kontes
• Rabat
• Program frequency
• Premium
• Event Marketing atau Event Sponsorship
• Bonus kemasan

Promosi penjualan berorientasi-middleman

•  Point-of-Purchase Display dilakukan perusahaan untuk mempromosikan produk. Contohnya rak, poster atau flier.
• Coorperative Advertising Progam dengan cara memberikan pembayaran sejumlah biaya yang dikeluarkan distributor/peritel dalam promosi atau iklan.
• Specialty Advertising adalah daya tarik lain yang diberikan pada para middleman dan konsumen puncak, diberikan dalam bentuk barang atau aksesoris yang dapat mengingatkan konsumen, distributor, dan paritel akan kebearadaan produk perusahaan.
•  Push Money adalah komisi penjualan
• Trade show atau pameran dagang

Kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian promosi selalu bersinergi dengan bagian penjualan dan bagian periklanan. Koordinasi ini diperlukan sebagai dukungan terhadap kegiatan promosi.

Beberapa perusahaan biasanya lebih banyak mengeluarkan biaya untuk program promosi penjualan ketimbang untuk program periklanan. Alokasi ini didasarkan pada pertimbangan atas beberapa faltor, temasuk pencapaian tujuan promosidari sebuah kampanye penjualan, situasi persaingan, upaya penguatan pasar, dan upaya mempertahankan bran di benak konsumen.

Dalam promosi penjualan ini dibutuhkan pula dukungan media dan perencanaan waktu, perencanaan media promosi, serta pameran keliling. Bagian terpenting dalam menjalankan program, menejer even perlu merumuskan rencana secara mendetail dan berkoordinasi dengan bagian promosi penjualan, bagian penjualan, dan bagian kreatif perusahaan tentang apa saja yang dilakukan, alat ukur keberhasilan, dan strategi promosi yang sinergi.

 Strategi Dalam Kegiatan Pameran

Pameran adalah alat bantu pemasaran yang merupakan bagian dari  aktivitas promosi penjualan.

Menurut Munshi (1995) ada enam bentuk pameran yang merupakan peluang perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pemasaran, yaitu:

1. Trade exhibition merupakan pameran dagang yang bercirikan pengunjung dan dibatasi hanya para pihak yang memiiki tiket atau undangan serta para pebisnis yang berkaitan dengan pameran yang diselenggarakan.
2. Public Exhibition merupakan pameran yang terbuka untuk umum sehingga para pengunjung tidak dibatasi atau tidak ada aturan ketat.
3. Overseas Trade Exhibition memiliki ciri yaitu pengunjung berasal dari kalangan profesional, spesialis, dan pengusaha yang berhubungan dengan tema pameran.
4. Outdoor Exhibition adalah pameran yang dilaksanakan di luar ruang.
5. Portable Exhibition biasa disebut dengan Mobile Exhibition ataupun pameran keliling, pameran yang dilakukan secara berpindah tempat dari satu kota ke kota lain.
6. Small Exhibition merupakan pameran terkecil bila dilihat dari luas ruang dan jumlah peserta.

Dalam pengambilan keputusan untuk mengikuti sebuah pameran diperlukan beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan, yaitu:

1.  Pertimbangan positioning perusahaan di pasar
2. Pertimbangan kapabilitas penyelenggara pameran
3. Pertimbangan sumberdaya manusia
4. Pertimbangan keuangan
5. Pertimbangan periode atau jangka waktu pameran

Perencanaan Kegiatan

Sebelum menyusun rencana untuk menjadi peserta pameran, pertama-tama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Untuk itu perlunya dibuat sebuah analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT).

Ada dua ha yang harus dianalisissecara mendalam sebelum mengikuti pameran, yaitu

1. Analisis kekuatan perusahaan meliputi analisis situasi internal perusahaan dan analisis produk atau brand
2. Analisis pameran, yaitu menganalisis perkiraan jumlah pengunjung yang akan hadir, membuat daftar pesaing langsung dan tidak langsung, mempelajari secara fisik layout pameran, melihat laporan hasil pameran tahun terdahulu yang diberikan penyelenggara untuk mempelajari siapa saja pesaing yang muncul dalam presentasi teknis (technical seminar), serta tanggapan pengunjung terhadap informasi-informasi yang disampaikan.

Untuk memperoleh keberhasilan dalam pameran diperlukan sebuah analisis terutama analisis keluaran sehingga dari analisis itu dapat ditentukan strategi komunikasi yang akan digunakan.

Perencanaan Waktu

1.      Sebelum pameran

Biasanya, waktu persiapan minimal bagi perusahaan untuk mengikuti pameran adalah dua bulan. Waktu ini digunakan untuk mengatur persiapan dan melakukan kordinasi dengan para mitra kerja serta departemen-departemen lain. Selain itu juga digunakan untuk mendisain stan serta kebutuhan-kebutuhan yang digunakan saat pameran, dan juga mempersiapkan hal-hal yang di berikan oleh penyalenggara even.

Sebelum melakukan pameran hendaknya dilakukan beberapa langkah guna melancarkan jalannya pameran, yaitu:

• Membuat bagan perencanaan waktu Seleksi tim

  
  
  • Kerjasama dengan kontrakto
  • Presentasi teknis
  • Perencanaan strategi promosi
  • Perencanaan distribusi barang
  • Perencanaan biaya kegiatan meliputi: biaya dasar pameran; biaya stuktur, grafis, dan display produk; biaya promosi dan presentasi; biaya hospitalitas pelanggan; biaya transportasi; biaya servis di lokasi; biaya personel; biaya riset.

2.      Pelaksanaan Pameran

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kelangsungan pameran, yaitu:

• Perjanjian sewa stan haruslah di mengerti sebelum disetujui dan di tandatangani
• Menjelang pameran hal-hal yang harus diperhatikan adalah pertama pameran dagang dikunjungi oleh orang-orang yang penting bagi perusahaan, kedua untuk menarik perhatian orang lain haruslah bersaing dengan peserta lain.
• Bagian terakhir yang harus diingat pada saat pameran adalah melakukan pemesanan untuk mengikuti pameran berikutnya.
  Manajemen Seminar, Konferensi, Lokakarya, Dan Dengar Pendapat

Seminar adalah suatu bentuk kegiatan pertemuan yang membahas masalah terkini di berbagai bidang.

Konferensi merupakan bentuk yang hampir sama dengan seminar, tetepi lebih luas dan menyangkut masalah internasional atau nasional.

Lokakarya adalah kegiatan yang bersifat peningkatan keahlian dari suatu profesi, seperti lokakarya pengolahan limbah, kontruksi, pemberdayaan manusia dan lain-lain.

Dengar pendapat biasa dilakukan oleh organisasi internasional atau pemerintah yang berfungsi melakukan diskusi publik tentang berbagai hal menyangkut hajat hidup orang banyak yang selanjutnya akan menjadi bahan masukan dalam pemuatan kebijakan.

Merencanakan dan Melaksanakan Seminar

Pertama adalah menentukan tema seminar, hendaklah memilih tema yang segar dan menarik. Kemudian menyusun tujuan dan sasaran. Berikut tahap-tahap kegiatan yang harus dilaksanakan yang biasa disingkat dengan 5P:

1. Perencanaan: hendaknya membuat kerangka kegiataan yang tersusun mulai dari minggu ke-24 sebelum seminar dilaksanakan, sehingga proses pengumpulan dana yang dibutuhkan mendapatkan hasil yang diharapkan.
2. Pengorganisasian: membentuk tim inti untuk membantu melaksanakan berbagai kegiatan tahap awal atau persiapan. Seperti menyusun rencana detail, menghubungi pembicara, menyusun proposal sponsorship, menyusun daftar perlengkapan, dan menentukan jadwal promosi serta periklanan.
3. Promosi: keberhasilan promosi tergantung pada strategi dan media yang digunakan, pesan dan visual, berapa banyak undangan yang disebar, dan sebagainya. Banyak yang menganggap promosi ini tidak penting, padahal sponsor hanya tertarik pada bentuk promosi dan media promosi yang digunakan.
4. Pelaksanaan: pada H-14 harus dilakukan berbagai kegiatan persiapan sepert konfirmasi pembicara dan peserta, mengumpulkan materi dari pembicara, memesan catering, membayar sewa ruang, mengecek kesiapan perlengkapan seminar, serta mengurus perizinan ke kepolisian dan pemerintah setempat.
5. Pelaporan: menyusun laporan bagi sponsor dan donatur yang berisikan jumlah peserta, laporan promosi dan bukti-buktinya. 

Persiapan:

1. Minggu 24: perekrutan staf inti; penyusunan detail kegiatan atau modul kegiatan; pembuatan proposal kegiatan dan sponsorship; menghubungi pembicara untuk menanyakan kesediaannya; menyusun daftar perlengkapan dan perlengkapan yang dibutuhkan; membuat perencanaan promosi kegiatan dan mailing.
2. Minggu 20: menghubungi calon sponsor; mengontak kembali pembicara untuk memperoleh informasi judul materi yang akan dipaparkan kepada peserta seminar; memesan tempat dan membayar deposit ( booking fee); menghubungi pembicara untuk menanyakan kesediaannya; menyusun daftar perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan; mengecek material promosi dan menyusun dftar tujuan mailing.
3. Minggu 16: negosiasi dan kontrak kerja dengan sponsor; membayar sewa tempat tahap pertama; mencetak material promosi dan pemesanan tempat untuk iklan di majalah, surat kabar, televisi dan radio; promosi dan mailing dapat dilakukan pada minggu ke-13.
4. Minggu 12: konfirmasi peserta dan pendaftaran peserta; pembelian matrial dan perlengkapan seminar yang dibutuhkan; pembayaran sewa tempat tahap kedua; konfirmasi pembicara dan pengumpulan materi.
5. Minggu 8: konfirmasi peserta dan pendaftaran peserta; pemesanan sewa perlengkapan seperti infokus, sound system, dan lain-lain; iklan di surat kabar, radio dan televisi; konfirmasi pembicara dan pengumpulan materi.
6. Minggu 4: konfirmasi peserta dan pendaftaran peserta; rekrutmen staf operasional; iklan di surat kabar, radio dan televisi; rechek kesiapan perlengkapan; konfirmasi pembicara dan pengumpulan materi.
7. H-3 sampai H-1: konfirmasi peserta dan pendaftaran peserta; distribusi perlengkapan ke lokasi seminar; tes perlengkapan dan peralatan; menjemput pembicara dan mengantarkan ke hotel/penginapan; iklan di surat kabar, radio, dan televisi; cetak materi pembicara dan menggandakan sejumlah peserta seminar; mendekorasi ruangan dan menyusun tempat duduk serta penempatan peralatan seminar.
8. H-0: regristrasi ulang peserta; penjemputan pembicara; menyiapkan coffee break dan lunch; meyiapkan sertifikat untuk peserta; menyiapkan pembayaran untuk pembicara; membereskan perlengkapan dan peralatan setelah seminar selesai.
9. H+1 sampai H+12: membawa kembali perlengkapan yang masih bisa digunakan; mengamankan dokumen dan catatan kegiatan serta bukti-bukti pembayaran; menyusun laporan keuangan dan laporan kegiatan; menyampaikan laporan kegiatan kepada sponsor atau penyandang dana kegiatan.

 PENYELENGGARAAN PERTEMUAN BISNIS

Hal-hal yang perlu dipersiapkan:

1. TO Whom: siapa saja sasaran pertemuan yang menjadi kunci dari keberhasilan pertemuan ini? Memikirkan cara untuk mendatangkan mereka.
2. Who: ada tiga macam perencana pertemua bisnis yaitu staf perusahaan, anggota asosiasi atau organisasi, dan perencanaan independen. Yang harus dilakukan adalah mendefinsikan pencapaian dari pertemuan secara rinci, pencapaian harus dapat diukur, tujuan harus mudah dicapai, acara sesuai dengan tema, kedisiplinan terhadap waktu. Serta menyusun prosedur pendaftaran mengumpulkan informasi secara cermat “sebelum, selama, dan setelah pertemuan”.
3. When: kapan waktu yang tepat bai penyelenggaraan kegiatan?
4. Why
5. Where: Hal-hal yang tidak boleh dilupakan oleh perencana lokasi adalah kelengkapan fasilitas, kenyamanan, daya tampung, akses menuju lokasi.

Tahap-tahap perencanaan pertemuan:

1.      Premeeting: menentukan tema pertemuan, menentukan pilihan tempat pertemuan, merancang pos-pos pembiayaan, mengatur tim, membangun tim kerja dan pengarahan kerja, menyusun proposal pertemuan, menentukan struktur acara termasuk para pembicara, menentukan penginapan dan fasilitas antar jemput untuk undangn dan atau pembicara, mengatur posisi ruangan (set arrangement) dan menu makanan.

2.      Meeting: hal-hal yang harus diperhatikan adalah cara untuk terlibat penuhdalam semua kegiatan.

3.      Post-meeting: menyusun laporan kegiatan dan keuangan.

Akomodasi bagi tamu, yang perlu disiapkan jika pembicara atau tamu undangan bertempat tinggal di luar kota, yaitu penginapan, transportasi, makan pagi dan lain-lain.

Proses kegiatan

1. Registrasi tamu atau undangan
2. Protokol: perlunya dipahami mengenai aturan protokoler yang berupa bentuk-bentuk penyampaian pidato, perkenaan atau pemberitahuan undangan, program acara, bersulang, penempatan bendera, upacara ala militer, pengaturan tempat duduk, penyebutan pangkat dan jabatan, kartu nama dan sebagainya.
3. Pengaturan tempat duduk:

• Power position
• Cooperative position
• Competitive position
• Autonomous position
• Meeting position

Etika jamuan makan siang:

1.      Rencana jadwal makan siang, persiapan makan siang harus sudah siap tepat satu jam sebelum acara dimulai, karena tamu biasanya datang 30 menit lebih awal.

2.      Perhatikan siapa saja yang anda undang dan pastikan nama mereka sudah tertulis di tiap meja. Kalau tidak, anda perlu menugaskan penerima tamu agar mengantar para tamu ke meja masing-masing.

3.      Jadilah pembuka makan siang dan perkenalkan pimpinan anda yang akan membuka jamuan.

4.      Pilihlah musik yang tepat, lebih baik musik instrumental.

5.      Berdirilah berjajar di pintu keluar untuk mengucapkan salam perpisahan atau terimakasih kepada para undangan yang akan meninggalkan ruangan.

  KONFERENSI PERS

“If a dog bites a man, that is not news; but if a man bites a dog that is news.”(Mott, 1958)

Mott menyampaikan sebuah pameo, “Jika anjing menggigit manusia, itu bukan berita; tetapi jika manusia menggigit anjiang , itu baru berita.” (Effendy, 1993: 131)

Pameo ini menggambarkan pengertian bahwa berita itu adalah sebuah informasi penting dan luar biasa sehingga banyak orang tertarik untuk membaca.

Arronson dan Spetner berkata,”In proposing and planing event, the single most importan question you must always ask yourself  is ‘will anybody care?’ or, to use david Mc Clinticks phrase, ‘how board will the public reaction?”(1993: 93).

Konferensi pers adalah mengundang media masa ke lokasi dan waktu yang tepat untuk menerima informasi penting dan menerima jawaban atas pertanyaanmereka.

Kebutuhan perlengkapan konferensi pers:

• Informasi (siaran pers, biodata perusahaan, foto, naskah sambutan, dll)
• Penentuan lokasi dan waktu
• Pengaturan kegiatan: sewa ruangan, menu makanan, perlengkapan audio visual, backdrop dan podium, meja kursi pembicara, stan untuk kamera, lampu penarangan, susunan kursi dan meja, papan nama dan kartu nama, kartu pengenal undangan, tiket parkir, buku tamu, alat tulis.
• Undangan: data media, nama-nama yang diundang, daftar kontak undangan untuk konfirmasi kehadiran.
• Kemungkinan pertanyaan yang akan diajukan oleh wartawan dan draf jawaban.

Informasi berupa media–kit yang berisikan informasi singkat tentang apa saja yang akan diberitakan, biasanya sepanjang 1-2 halaman; biografi pembicara yang akan tampil; riwayat perusahaan atau sponsor kegiatan; foto dan CD/DVD interaktif audio-visual.

Biodata perusahaan secara singkat menjelaskan latar belakang dan sejarah singkat perusahaan kepada para wartawan.

Biografi pembicara guna membantu wartawan menyusun pemberitaan.”Sometimes I check the fact in them, while other reporter I know rely on them solely. Most reperters trust bios and use them more then press release. I look for the kinds of information, I would ask about if given the opportunity to interview the client, myself,” kata Andrew Edelstein, redaktur New York Newsday (dalam Aranson dan Spetner, 1993:52)

Dalam menulis biografi, garis besar (outline) merupakan awal dari penuisan berita, dan harus ditulis secara logis serta lengkap. Pada paragraf awal harus dituliskan ringkasan riwayat hidup yang menunjukkan kekuatan atau kekuasaannya.

Dibutuhkan pul factsheet guna merinci informasi rumit menjadi ringkas sepanjang satu halaman, sehingga editor dapat mudah memahami dan mengambilnya sebagai bahan tulisan.

Hal-hal lain yang perlu disiapkan dalam penyelenggaraan konferensi pers adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan sambutan
2. Penulisan naskah pidato
3. Mengatur lokasi konferensi pers
4. Menyiapkan draf jawaban
5.  Mengundang wartawan
6. Pengaturan di lokasi